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黒猫の雑談部屋

日々の雑多な思いをつづります。


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部下が思ったように仕事をしてくれない!と思った時のチェックポイント

部下ができるとそれまで自分がやっていた仕事の一部を任せるようになります。自分の中では感覚的にできていたことを部下に同じようにやってもらうのは、思った以上に難しいことだと思います。

指示したはずのものが出てこない!

指示した期限でできあがらない!

そんな経験誰しも一度はするのではないでしょうか。

部下にとっても、自分にとってもお互いの何が食い違ってうまくいっていないのかは、必ず確認し、今後の仕事の仕方を改善していくべきです。言った言わないの水掛け論になったり、もうあなたには付いていけませんと言われたりしないように、以下のようなチェックポイントを持って確認しながら仕事を効率的に進めることをお勧めします。

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1.何が仕事のゴールなのかわかっていない

ゴールがわかっていない=5W1Hの確認が不十分だということがよく起こります。

例えば「自分が携帯電話の機種変更をする時にどうやってするのが最も得なのか知りたい」というタスクがあったとします。

この場合「機種変更するときに最もお得な方法調べといて」と指示しがちです。

ですが、この指示だけではいろいろな情報が抜け落ちています。

・想定しているのはだれ?(上司?とそれとも一般的な話?)
・機種変更する前のキャリアはどこ?
・機種変更する前の機種は何?
・キャリア変えてもよい?
・契約期間はいつから開始?
・お得の定義は?(ランニングで得なのか、一時金が少ないという意味なのか)
・安ければどんな契約でもよい?
・必ず必要な条件は?
・いつ機種変更予定?
・ちなみになぜ機種変更したい?

などなど。

自分がお得な機種変更をしたいだけなのか、それともお得な機種変更の方法をまとめて記事にしたいのかでだいぶ調べる必要のあることが変わってきます。

これが認識合わせできていないと、できあがった仕事を見て、あれ、こういう意味じゃなかったんだけど・・・ということが発生します。

前述のような5W1Hを網羅するように指示することで、情報の抜け落ちを防止しましょう。



2.ゴールはわかっているが、ステップがわからない

次に、ゴールはわかっているけれども、そこに至るステップがわからないというケースがあります。

何を調べればよいかわかっていても、
・誰に聞けばよいか
・どうやって調べればよいか
・どの順番で調べればよいか
がわからないので、時間が想像以上にかかってしまったり、気が付いたら何時間も経っているのに仕事が何も進んでいない、と言う状況になってしまったりします。

これを防ぐには、作業に取り掛かる前に作業の進め方のプランを作成してもらい、その段階で認識合わせをしておくことが必要です。ポイントは進め方を自分で考えてもらうことです。進め方を自分で考えることこそ、仕事の進め方を覚える最高の練習方法だからです。


進め方を考えてもらった時に、「ネットで調べます」というだけのプランを出してきたときに「いや、携帯電話ショップとか家電量販店に言って確認してきた方が早いよね」とかいうアドバイスができます。

こういった進め方の認識合わせをしていないと、必要でない作業に時間を使ってしまったり、優先順位を間違えて進んでしまうことになります。

3.今、自分が何に困っているのかわかっていない

また、部下の作業の手が全く進まず、止まってしまっているという状況に出くわすこともあるかもしれません。そして私の経験上、仕事を遅延させる原因としてはこれが最も多い気がします。

多くの場合、何に困っているのか、次に何をしたらよいのかわかっていないという状況です。

これを防ぐためには、ある程度の間隔で部下の作業が止まっているなと感じた時に「何か困っていることはある?」と確認してあげることです。

下記のエントリーにもありますが「進捗どうですか?」と聞いてはダメです。qiita.com

困っていることが発生していたらそれはなんなのかということをきちんと整理してあげたうえで、次の一手を導いてあげることが必要です。

その際に、前述のタスクの進め方との対応関係を確認しながら、今どこに自分がいるのかを教えてあげるようにしましょう。

まとめ

部下にとっては、上司の指示を100%理解するということはなかなか簡単なことではありません。そのため、できれば上司の方から、より親切な仕事の振り方をしてあげるようにしましょう。

一見、面倒くさそうに思えますが、長期的にはその方が仕事をスムーズに進めることにつながるはずです。

<併せて読みたい>

kuro3115.hatenablog.com